Protokół zebrania – jak prawidłowo sporządzić protokół z posiedzenia?
Protokół zebrania – jak poprawnie sporządzić protokół z posiedzenia?
Przewodniczenie posiedzenia może stanowić wyzwanie nie tylko dla osoby odpowiedzialnej za jego prowadzenie, ale także dla osoby odpowiadającej za sporządzenie protokołu zebrania. Bez wątpienia, protokół z posiedzenia jest jednym z najważniejszych dokumentów, który może zostać użyty do potwierdzenia przebiegu i wyników danej debaty czy spotkania. W związku z tym, ważne jest, aby protokół był słusznie i dokładnie sporządzony. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci przygotować poprawny protokół zebrania.
- Przygotowanie szablonu protokołu
Przed rozpoczęciem spotkania warto przygotować odpowiedni szablon dla protokołu. Szablon powinien opierać się na ustanowionym standardzie dla protokołów. Niektóre organizacje stosują oficjalne szablony, które zawierają wszystkie wymagane informacje. W przypadku braku standardu, warto stworzyć własny szablon, który będzie dokumentował najważniejsze informacje, takie jak:
- Data i miejsce spotkania
- Lista uczestników
- Porządek obrad
- Decyzje podjęte podczas spotkania
- Uwagi i komentarze uczestników
- Uważne słuchanie i notowanie
Podczas posiedzenia należy słuchać uważnie każdego uczestnika i notować najważniejsze punkty, co pomoże w późniejszym etapie przygotowania protokołu. Ważne jest, aby zapisywać tylko najważniejsze informacje, aby protokół był czytelny i zwięzły. W celu bardziej efektywnego notowania, warto korzystać z technik takich jak szybkie pisanie lub skrótów.
- Dokładność i poprawność treści protokołu
Protokół powinien być zawsze dokładny i zawierać jasno opisane informacje. Nie należy wprowadzać własnego zdania, dokonując interpretacji danych informacji. Protokół powinien być zawsze neutralny i zawierać wyłącznie fakty.
W celu zapewnienia poprawności, protokół powinien być szczegółowo i dokładnie sprawdzony przed oficjalnym zgłoszeniem lub rozpowszechnieniem. W przypadku wątpliwości warto skontaktować się z przewodniczącym posiedzenia lub innymi uczestnikami i wyjaśnić pewne kwestie.
- Utrzymanie porządku na posiedzeniu
Właściwe przeprowadzenie posiedzenia zgodnie z ustalonym porządkiem i protokołem jest jedną z kluczowych czynności. Osoba odpowiedzialna za przewodzenie spotkaniu musi mieć umiejętności zarządzania dyskusją, aby zawsze kontrolować przebieg posiedzenia. Ważne jest, aby przewodniczący uczestnikom pozwolił na prezentowanie swoich opinii, ale także na zdrową debatę i dyskusję między uczestnikami.
- Utrzymanie poufności spotkania
Wielu uczestników posiedzenia mogłoby być zniechęconych, gdyby dowiedzieli się, że ich własne słowa zostały przedstawione w protokole bez ich zgody lub bez zachowania poufności. Właściwie utrzymać poufność protokołu powinno być jednym z podstawowych zasad, a wszelkie informacje, które nie są przeznaczone do publikacji, powinny być jasno zaznaczone jako poufne.
Wniosek
Sporządzenie protokołu z posiedzenia może wydawać się czasochłonne i żmudne, ale stanowi niezbędny element każdej debaty czy spotkania. Poprawny protokół powinien być jednoznaczny, czytelny i zawierać wszystkie wymagane informacje. Warto mieć na uwadze powyższe wskazówki, aby systematycznie i dokładnie sporządzać protokoły, które będą przydatne w przyszłości.
